Wir möchten Ihnen im Folgenden näherbringen, warum sich ein Wechsel zu unserer intuitiv bedienbaren und zu 100 % DSGVO-konformen Newsletter-Software lohnt. Dabei werfen wir einen genaueren Blick darauf, wie Sie Ihr rapidmail Konto erstellen und startklar machen, welche Daten Sie aus Mailchimp übernehmen können und in welchen Bereichen wir Ihnen eine neue Konfiguration empfehlen. Die Reihenfolge ist hierbei gar nicht so wichtig und dient eher Ihrer Orientierung.
First things first: Zu allererst legen Sie sich ein kostenloses Konto bei rapidmail an. Hierzu klicken Sie auf unserer Website den Button Kostenlos starten oder besuchen direkt unsere Registrierungs-Seite.
Auf der Startseite Ihres rapidmail Kontos finden Sie eine nützliche To-do-Liste, an der Sie sich orientieren können. Sie enthält die wichtigsten Aspekte, um Ihr rapidmail Konto versandbereit einzurichten.
Zunächst befindet sich Ihr Konto im sogenannten Demo-Modus. Sie können bereits Mailings erstellen und verschiedene Funktionen testen. Bevor Sie aber ein Mailing versenden können, bedarf es einer Freischaltung durch unser Support-Team, während der Ihre Anmeldedaten einmal kurz überprüft werden.
Hier finden Sie alle wichtigen Infos dazu: rapidmail Konto freischalten lassen
Je nachdem, welche E-Mail-Adresse Sie zur Registrierung verwendet haben und von welcher E-Mail-Adresse aus Sie Ihre Newsletter versenden möchten, können Sie weitere Absender-Adressen anlegen.
Mehr Infos dazu finden Sie hier: Neue Absender-Adresse anlegen
Durch die Auflagen verschiedener E-Mail-Provider führt inzwischen kaum mehr ein Weg daran vorbei: Für eine erhöhte Sicherheit, Schutz vor Spam und Phishing sowie eine optimierte Zustellbarkeit Ihrer Mailings empfehlen wir Ihnen, unbedingt Ihre Absender-Domain zu authentifizieren. Vielleicht haben Sie schonmal von DKIM, SPF und DMARC gehört. Das sind die gängigen Authentifizierungsverfahren im E-Mail-Marketing. Wenn Sie mehr zu diesem Thema nachlesen möchten, finden Sie hier ausführlichere Informationen dazu.
Bei rapidmail können Sie die besagten Authentifizierungen mit nur wenigen Klicks durchführen. Eine Anleitung dazu finden Sie hier: Anleitung: DKIM, SPF und DMARC einrichten
Um sich zusätzlich abzusichern und die Zustellbarkeit Ihrer Mailings zu maximieren, legen Sie idealerweise eine eigene Tracking-Domain an. Dieser Schritt ist optional, bietet sich aber an, wenn Sie sich ohnehin gerade mit der Konfiguration Ihres Kontos auseinandersetzen.
Hilfreiche Infos zur eigenen Tracking-Domain sowie eine Anleitung zur Einrichtung finden Sie hier: Eigene Tracking-Domain anlegen
Um Ihre Kontakte von Mailchimp zu rapidmail umzuziehen, können Sie sich am folgenden Ablauf orientieren:
Loggen Sie sich in Ihr Mailchimp-Konto ein und rufen Sie in der Navigation den Reiter Audience auf. Hier finden Sie Ihre Mailchimp-Kontakte im Überblick.
Per Klick auf Export all contacts können Sie Ihre Kontakte gesammelt exportieren. In dem Fenster, das sich öffnet, bestätigen Sie den Vorgang per Klick auf Export CSV. In Ihren Mailchimp-Benachrichtigungen finden Sie den entsprechenden Hinweis, sobald der Vorgang abgeschlossen ist.
Es wird in der Regel eine ZIP-Datei erstellt, in der Sie die Kontaktliste(n) dann als CSV-Datei finden. Diese können Sie extrahieren, um die einzelnen CSV-Dateien abzuspeichern und anschließend bei rapidmail zu importieren.
⚠ Hinweis zum Empfängerstatus beim Export aus Mailchimp
Wenn Sie bei Mailchimp einen Export durchführen, werden abgemeldete Empfänger in eine extra CSV-Datei exportiert. In der ZIP-Datei finden Sie eine Liste mit Ihren “subscribed members”, also den aktiv angemeldeten Kontakten, und eine weitere Liste mit den “unsubscribed members”, also den abgemeldeten Kontakten. Wie Sie den Empfängerstatus korrekt beibehalten, erklären wir Ihnen am Ende des Kapitels.
In rapidmail legen Sie zunächst eine Empfängerliste an. Dazu rufen Sie links in der Navigation den Bereich Empfänger > Empfängerlisten auf und klicken den Button Empfängerliste anlegen.
Ausführliche Infos zum Anlegen neuer Empfängerlisten finden Sie hier: Neue Empfängerliste anlegen
Bei rapidmail haben Sie verschiedene Optionen, um Ihre Kontakte zu einer Empfängerliste hinzuzufügen: Den Upload einer Datei, das Hinzufügen via Copy & Paste oder das manuelle Hinzufügen einzelner Kontakte.
Weil Ihre Export-Datei ohnehin bereits im CSV-Format vorliegt, wählen Sie hier die Option Viele Empfänger aus Datei aus und wählen die entsprechende Datei von Ihrem PC zum Upload aus.
Ausführliche Informationen zur Konfiguration Ihrer Empfängerliste finden Sie hier: Formatierte Datei importieren
Bei der Zuweisung der Felder erkennt rapidmail alle gängigen Daten wie E-Mail-Adresse, Vorname, Nachname, Geschlecht und Postleitzahl selbst.
Sie können die Spaltennamen aber auch manuell zuweisen, indem Sie auf die entsprechende Spalte klicken und die passende Bezeichnung auswählen.
Stichworte, die Sie in Mailchimp angelegt haben, finden Sie beim Import in der Spalte Tags wieder. Sie werden automatisch erkannt.
Je nachdem, welche Funktionen Sie in Mailchimp genutzt haben, enthält Ihre Tabelle weitere Felder wie „EUID“ oder „Notes“, die Sie in rapidmail beim Import manuell den Extra-Feldern zuweisen können. Die Extra-Felder können Sie entsprechend umbenennen.
❗Hinweis zum Empfängerstatus:
Beim Export in Mailchimp erhalten Sie eine CSV-Datei mit Ihren angemeldeten Kontakten und eine weitere CSV-Datei, die Ihre abgemeldeten Kontakte enthält. Beim Import in rapidmail wird dieser Status nicht automatisch übernommen: Alle Kontakte werden als aktive Kontakte importiert.
Um sicherzustellen, dass der Empfängerstatus korrekt übernommen wird, empfehlen wir Ihnen, zuerst die Liste mit den abgemeldeten Kontakten zu importieren, um diese nach Import direkt mit dem Status abgemeldet zu versehen. Anschließend können Sie die zweite Liste mit den angemeldeten Kontakten importieren. Alle Infos rund um den Empfängerstatus finden Sie in diesem Artikel.
Alternativ können Sie die Liste mit den abgemeldeten Kontakten vor dem Import durch ein entsprechendes Stichwort erweitern (z. B. “abgemeldet”). Nach dem Import können Sie die Kontakte nach dem Stichwort durchsuchen und ihren Status anschließend verändern.
Sollten Sie bereits einen fertigen Newsletter erstellt haben und möchten diesen nun mit rapidmail versenden ist das möglich, indem Sie den Newsletter als HTML-Dokument exportieren und anschließend in rapidmail importieren.
Wichtig: Das gilt nur für bereits fertig erstellte Newsletter. Ein Template (Newsletter-Vorlage) kann aufgrund der unterschiedlichen Datenformate nicht in rapidmail importiert und anschließend bearbeitet und als Vorlage gespeichert werden. Dieses können Sie aber ganz einfach im intuitiven rapidmail Editor nachbauen: Sie finden eine große Auswahl an individuell zusammensetzbaren Elementen, Schriftarten und Formatierungsmöglichkeiten, einen Bild-Editor und vieles mehr.
Wählen Sie in Ihrem Mailchimp-Konto zunächst den entsprechenden Newsletter-Entwurf aus und speichern diesen als Template.
Anschließend können Sie dieses Template als HTML-Datei exportieren. Wählen Sie dafür Campaigns und E-Mail-Templates aus. Beim gewünschten Mailing öffnen Sie das Menü und klicken auf Export as Template.
Um den fertigen Newsletter als HTML in rapidmail zu importieren, sollte die Datei wie in dieser Anleitung beschrieben entsprechend aufbereitet und als ZIP-Datei verpackt werden.
Anschließend können Sie die Datei in einen neuen Mailing-Entwurf importieren. Erstellen Sie dafür ein neues Mailing in Ihrem rapidmail Konto. Im ersten Schritt bitten wir Sie darum, grundlegende Angaben zum Mailing zu machen: Einen internen Titel vergeben, das Absender-Profil auszufüllen sowie eine Betreffzeile einzugeben. Diese Angaben können Sie später verändern. Anschließend klicken Sie oben rechts auf Weiter.
Im nächsten Schritt geht es nun um das Layout: Wählen Sie hier die Option Eigenes HTML hochladen aus und importieren die gewünschte Datei.
Gegebenenfalls sind kleinere Anpassungen erforderlich, z. B. beim Webview-Link, beim Abmelde-Link und beim Impressum. Überprüfen Sie diese Bereiche, bevor Sie den Mailing-Versand durchführen.
Alle wichtigen gestalterischen Elemente innerhalb eines Mailings finden Sie auch bei rapidmail. Nutzen Sie unseren Drag-and-Drop-Editor, mit dem Sie Ihre Mailing-Vorlagen nach Ihren Wünschen nachbauen können. Zusätzlich finden Sie bei rapidmail eine große Auswahl an Newsletter-Templates zu allen Anlässen. Unser 1-Klick-Design hilft Ihnen dabei, Newsletter-Vorlagen zu erstellen, die perfekt zu Ihrem Unternehmensdesign passen: Dabei wird Ihre Website automatisch ausgelesen und Farben, Schriftarten und mehr werden automatisch in Ihre Newsletter-Vorlage übernommen. Mit rapidmail erstellte Vorlagen können Sie als eigene Vorlagen speichern, um sie jederzeit wiederzuverwenden. Selbst gestaltete Elemente können Sie ebenfalls speichern, um immer wieder darauf zurückzugreifen.
In rapidmail können Sie Newsletter-Anmeldeformulare erstellen, die Sie entweder direkt auf Ihrer Website einbetten können oder als Pop-up-Formular einbauen. Sie finden einen einfach zu bedienenden Formular-Editor, in dem Sie neben den eigentlichen Formularen die gesamte An- bzw. Abmeldestrecke gestalten können, um datenschutzkonforme Newsletter-Anmeldungen zu gewährleisten. Auch hier können Sie von unserem 1-Klick-Design profitieren, um Ihre Formulare automatisch an Ihre Website anzupassen!
Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für Ihre Newsletter-Formulare: Formulare gestalten
Bei rapidmail stehen Ihnen viele verschiedene Workflows zur Verfügung, die Sie für Ihre E-Mail-Automationen nutzen können. Selbstverständlich können Sie daneben auch eigene Automationen erstellen, um Ihre Kontakte nach Ihren Wünschen zielgerichtet zu erreichen. Aufgrund verschiedener technischer Hintergründe ist es leider nicht möglich, Ihre Mailchimp-Automationen direkt in rapidmail zu übertragen.
Einen Überblick über die Automationen finden Sie in diesem Artikel, von dort aus können Sie sich durch die Funktionsweisen der einzelnen Workflows klicken.
Aufgrund der unterschiedlichen technischen Basis beim Tracking und dem Erstellen von Statistiken können Ihre Mailchimp Newsletter-Reports leider nicht in Ihren rapidmail Account übernommen werden.
Wir empfehlen Ihnen dennoch, die Statistik-Daten zu exportieren, bevor Sie Ihr Mailchimp-Konto deaktivieren. So können Sie die neuen Statistiken aus ihrem rapidmail-Account mit den Mailchimp-Statistiken vergleichen.
In rapidmail finden Sie alle gängigen Kennzahlen in Ihrem Statistik-Bereich. Pro Mailing steht Ihnen eine individuelle Statistik zur Verfügung, außerdem können Sie die Statistiken von zwei Mailings direkt im Tool gegenüberstellen. Zusätzlich zur Mailing-Statistik können Sie sich die individuelle Empfängeraktivität einzelner Kontakte näher anschauen und auswerten.
Wenn Sie sich im Bereich Campaigns befinden, klicken Sie oben rechts auf den Pfeil neben dem Button View analytics > Download all reports. Sie gelangen auf eine neue Seite, auf der Sie einen Export generieren können, indem Sie den Button Generate Export klicken. Dieser wird an Ihre E-Mail-Adresse gesendet.
Mit diesen Schritten sind Sie bestens aufgestellt für Ihren Wechsel von Mailchimp zu rapidmail. Neben der einfachen Bedienbarkeit finden Sie bei rapidmail weitere Pluspunkte, die Ihnen den E-Mail-Marketing-Alltag erheblich erleichtern und dafür sorgen, dass Sie datenschutzkonform unterwegs sind.
Bei rapidmail finden Sie alle wichtigen Funktionen, die es für gelungenes E-Mail-Marketing braucht: Neben einer breiten Auswahl an Newsletter-Vorlagen zu allen Anlässen können Sie professionelle Mailings einfach und flexibel in unserem Drag-and-Drop-Editor gestalten und mit nur einem Klick an Ihre Unternehmensseite anzupassen. Mithilfe von Ordnerstrukturen wird es ein leichtes, bei verschiedenen Kampagnen den Überblick zu behalten. Sie haben die Möglichkeit, A/B-Tests durchzuführen, den Versandzeitpunkt zu planen, passende Betreffzeilen mithilfe von KI generieren zu lassen und die Qualität Ihres Mailings durch einen Betreffzeilen-Check sowie einen Spam-Check zu optimieren. Außerdem profitieren Sie von einer einfachen Kontaktverwaltung, einem umfassenden Angebot für E-Mail-Automations, verschiedenen Shop-Anbindungen, flexibel gestaltbaren Newsletter-Anmeldeformularen und vielem mehr.
Datenschutz ist für uns kein lästiges Pflichtthema: Die Sicherheit der Daten unserer Kund:innen hat für uns oberste Priorität. Deswegen legen wir großen Wert darauf, unsere Software zu 100 % DSGVO-konform zu halten. Ihre Daten werden ausschließlich auf europäischen Servern gespeichert, was Sie sich durch unseren Auftragsverarbeitungsvertrag bestätigen lassen können. In unserem Hilfecenter finden Sie zudem einen Mustertext für Ihre Datenschutzerklärung, der von unserem externen Datenschutzpartner geprüft wurde.
Auch bei unseren Funktionen stellen wir die Datenschutzkonformität sicher: Wir bieten ein automatisches Double Opt-in Verfahren bei der Registrierung von neuen Newsletter-Kontakten an sowie die Möglichkeit, Kontakte DSGVO-konform zu löschen. Außerdem enthalten die Newsletter, die Sie mit rapidmail erstellen, automatisch einen Abmeldelink.
Für den Schutz Ihrer Kontakte verweisen wir gerne auf unsere Anti-Spam-Policy, die sicherstellt, dass über rapidmail versendete Inhalte seriös sind.
Wenn Sie mal nicht weiter wissen oder Probleme bei der Nutzung von rapidmail haben, steht Ihnen unser Support-Team gerne zur Seite. Unser kostenloser Support ist während der gängigen Geschäftszeiten zu erreichen, ohne dass Sie sich durch nicht endende Warteschleifen quälen müssen. In unserem Hilfecenter finden Sie ein umfassendes und anschauliches Hilfeangebot zu (fast) allen Themen.
