Starten wir mit einer Definition: Was ist die Blacklist überhaupt?
Die Blacklist ist eine Liste, in die E-Mail-Adressen oder Domains eingetragen werden, die beim Newsletterversand auf keinen Fall angeschrieben werden sollen – eine Art Ausschlussliste also. Blacklist-Einträge sind vor allem dann empfehlenswert, wenn Sie mit mehreren Empfängerlisten arbeiten und ein Kontakt ggf. in mehrere Listen eingetragen ist.
Ein Newsletter-Kontakt meldet sich aus der Empfängerliste A ab, ist aber noch in einer weiteren Liste B unter dem Status „Aktiv“ aufgeführt. Um zu vermeiden, dass bereits abgemeldete Kontakte durch eine andere Liste weiterhin angeschrieben werden, können Sie den Kontakt einfach auf die Blacklist setzen: Alle dort aufgeführten Adressen werden definitiv nicht angeschrieben, auch wenn Sie noch in einer Liste aktiv sein sollten. Wie das funktioniert, erklären wir Ihnen im Folgenden.
Um zu vermeiden, dass ein Newsletter-Kontakt erneut angeschrieben wird, setzen Sie ihn auf die Blacklist. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten, unter anderem direkt aus einer Empfängerliste heraus. Und so geht's:
Schritt 1: Rufen Sie zunächst die Empfängerliste auf, in der sich der Kontakt bzw. die Kontakte befinden, die Sie auf die Blacklist setzen möchten.
Schritt 2: Setzen Sie nun ein Häkchen neben den Kontakt bzw. die Kontakte, die auf die Blacklist gesetzt werden sollen.
Schritt 3: Klicken Sie im Spaltenkopf auf „Aktion“ und wählen Sie die Option „Von zukünftigen Mailings ausschließen (Blacklist)“ aus.
Schritt 4: Um den Vorgang abzuschließen, bestätigen Sie die Aktion per Klick auf den Bestätigungsbutton.
Die ausgewählten Kontakte wurden nun erfolgreich zur Blacklist hinzugefügt.
Wenn Sie die Blacklist im Bereich Empfängerlisten direkt aufrufen, besteht die Möglichkeit, einzelne E-Mail-Adressen oder ganze Domains auf die Blacklist zu setzen. Hierfür klicken Sie den grünen Button ➕ Einträge hinzufügen. Es öffnet sich eine Eingabemaske. Hier können Sie nun die gewünschten Adressen bzw. Domains eingeben und das Ganze speichern.
Sie können einzelne E-Mail-Adressen, ganze Domains oder sogenannte Wildcards auf Ihre Blacklist setzen. Das ganze kann z. B. folgendermaßen aussehen:
Genaue E-Mail-Adresse, also z. B. [email protected]
Ganze Domain, also z. B. *rapidmail.de
Wildcard, also z. B. *info*
Die *-Symbole werden immer an den Stellen gesetzt, wo Teile der Adresse ersetzt werden können (z. B. *rapidmail.de bedeutet, dass vor diesem Teil der E-Mail-Adresse info@, hilfe@, marketing@, lisa@ usw. stehen kann).
Per Klick auf das ❓-Symbol im besagten Fenster sehen Sie nochmal im Detail, nach welchem Mustern Sie die Eingabe vornehmen können.
❗Hinweis:
Bitte beachten Sie, dass die Blacklist listenübergreifend funktioniert. Wenn der Kontakt, den Sie blacklisten, sich in weiteren Empfängerlisten befinden sollte, wird er auch durch diese Listen nicht länger kontaktiert.
Abgesehen vom selbstständigen Hinzufügen gibt es noch weitere Wege, wie ein Kontakt auf der Blacklist landen kann. Die Info finden Sie auf Ihrer Blacklist in der Tabellenspalte Quelle. Wir erläutern kurz die Bedeutung der verschiedenen Quellen:
Blacklist-Eintrag: Die E-Mail-Adresse eines Kontakts wurde manuell auf die Blacklist gesetzt und somit vom Mailing-Erhalt ausgeschlossen.
Empfänger Abmeldung: Der Kontakt selbst hat sich von Ihrem Newsletter abgemeldet und taucht auf der Blacklist auf, wenn Sie die entsprechende Einstellung in Ihrer Empfängerliste gesetzt haben.
Fehlende Empfänger beim Import abgemeldet: Auch hier geht es um gesetzte Einstellungen direkt in Ihrer Empfängerliste, die Sie beim Empfängerimport ggf. aktiviert haben. Die Abmeldung wurde hier aber nicht durch den Kontakt selbst ausgelöst, sondern während des Empfängerimports, sofern Sie die entsprechende Einstellung aktiviert haben.
Sollen Einträge aus der Blacklist wieder entfernt werden, weil der Empfänger Sie bspw. kontaktiert und wieder Newsletter erhalten möchte, ist das möglich, indem Sie die Empfänger einzeln aus der Blacklist löschen.
Klicken Sie hierfür zunächst im Menü auf der linken Seite auf „Empfänger“ und „Blacklist“.
Jetzt sehen Sie die Blacklist vor sich. Nun können Einträge einzeln gelöscht werden. Klicken Sie dafür einfach auf das „Löschen“-Symbol hinter eine E-Mail-Adresse.
Wenn Sie beispielsweise ein Administrator kontaktiert, weil alle Empfänger einer Domain auf einmal von der Blacklist gelöscht werden sollen, ist das auch möglich. Sie können jederzeit mehrere Empfänger aus der Blacklist löschen. Setzen Sie dazu einfach einen Haken bei den entsprechenden Empfängern die gelöscht werden sollen, wählen Sie anschließend oben „Aktion“ aus und klicken Sie dann auf „Löschen“.
Bestätigen Sie anschließend, dass Sie wirklich Einträge aus der Blacklist löschen möchten.
Alle Einträge, die Sie aus Ihrer Blacklist löschen, werden aus datenschutzrechtlichen Gründen unwiderruflich entfernt.
Wenn Sie mehrere Einträge löschen, achten Sie unbedingt darauf, dass Sie nicht versehentlich alle Kontakte auf der Blacklist auswählen. Wenn Sie diesen Aktion ausführen, werden alle Blacklist-Einträge unwiderruflich gelöscht.
